Eine klar formulierte und präzise Stellenbeschreibung ist nicht nur ein Nice-to-have, sondern eine Notwendigkeit, wenn Sie Ihre Personalbeschaffung effizient gestalten und die passenden Talente anziehen möchten. Warum aber ist die Stellenbeschreibung so wichtig und welche Informationen sollten darin unbedingt enthalten sein? In diesem Blogbeitrag wollen wir genau diese Fragen beantworten. Wir beleuchten die wichtigsten Elemente und erklären, warum sie für den Recruiting-Erfolg Ihres Unternehmen unverzichtbar sind.
Wozu brauchen Sie überhaupt eine Stellenbeschreibung?
Eine Stellenbeschreibung ist zunächst einmal ein schriftliches Dokument, das eine bestimmte Position innerhalb Ihrer Organisation detailliert darstellt. Sie definiert die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, erforderlichen Fähigkeiten und Ziele sowie ihre Einordnung in Ihre Unternehmensstruktur – bspw. anhand eines Organigramms.
Beispielhaftes Organigramm für Head of Controlling
Hierzu gehört auch, die Zuständigkeiten, Befugnisse sowie mögliche Vertretungsregelungen (aktiv und passiv) klar aufzuführen. Stellenbeschreibungen tragen häufig zur Beurteilung von Arbeitsleistungen und zur Karriereplanung bei und spielen eine zentrale Rolle im Recruiting und bei der Personalauswahl. Wie genau, zeigen wir folgend.
Die wichtigsten Punkte auf einem Blick:
1. Klarheit für Mitarbeiter
Ihren Mitarbeitern bietet die Stellenbeschreibung klare Anweisungen und Orientierung, um ihre Rolle erfolgreich auszufüllen; sie stellt sicher, dass sie Ihre Erwartungen verstehen. Gleichzeitig dient sie Ihnen als Arbeitgeber als Grundlage, um die Leistung Ihrer Mitarbeiter objektiv und anhand spezifischer, vorab festgelegter Kriterien zu bewerten. Dies schafft Transparenz und sorgt dafür, dass beide Parteien auf einer gemeinsamen Basis agieren.
Denn unterschiedliche Erwartungen in Bezug auf Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Leistung können zu Frustration und Unsicherheit führen – im schlimmsten Fall zu Konflikten oder gar rechtlichen Auseinandersetzungen.
2. Leistungsbeurteilung und Mitarbeiterentwicklung
Die Stellenbeschreibung bildet das Fundament für die Leistungsbeurteilung Ihrer Mitarbeiter. Sie definiert nicht nur die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, sondern legt auch klare Ziele fest, die als Maßstab für die Leistungsbewertung dienen. Diese ermöglichen es Ihren Führungskräften, objektive und faire Beurteilungen vorzunehmen, die auf den tatsächlich erwarteten Leistungen basieren.
Stellenbeschreibung im Employee Life Cycle (ELC)
Darüber hinaus können Sie anhand der Stellenbeschreibung die Weiterbildungs- und Entwicklungsmaßnahmen für Ihre Mitarbeiter planen. Haben Sie definiert, welche Kompetenzen und Fähigkeiten ein Mitarbeiter mitbringen muss, um in seiner Rolle erfolgreich zu sein, können Sie leicht diejenigen Mitarbeiter identifizieren, die beispielweise für eine Beförderung infrage kommen.
Sie hilft Ihnen zudem individuelle Entwicklungsbedarfe zu erkennen, anhand deren Sie gezielt Schulungs- und Mentoring-Programme implementieren können, die nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und Ihr Employer Branding verbessern, sondern auch die Gesamtleistung Ihres Unternehmens steigern.
3. Effizientes Recruiting
Die Stellenbeschreibung ist zudem das Herzstück jeder erfolgreichen Rekrutierungskampagne. Klar und präzise formuliert, können Sie leicht eine ebenso präzise formulierte Stellenausschreibung ableiten und damit sicherstellen, dass Sie auch wirklich die richtigen Talente anziehen. Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern beugt auch Enttäuschungen und Konflikten während oder nach dem Onboarding vor.
Was gehört unbedingt in eine Stellenbeschreibung?
Eine Stellenbeschreibung sollte nicht nur den formalen Anforderungen entsprechen, sondern auch alle relevanten Informationen enthalten, um die genannten Vorteile zu sichern. Im Folgenden werden wir die wesentlichen Elemente einer Stellenbeschreibung näher beleuchten.
1. Stellenbezeichnung und Einordnung im Unternehmen
Zunächst ist es wichtig, den Titel der Position anzugeben und die Stelle innerhalb der Organisationsstruktur zu verankern. Eine grafische Darstellung der über- und untergeordneten Positionen im Unternehmen kann dabei sehr hilfreich sein. Ergänzen Sie diese Informationen um Details zur Zusammenarbeit, den Beziehungen zu anderen Positionen sowie zu Schnittstellen und den Regelungen zur Stellvertretung.
2. Aufgaben und Verantwortlichkeiten (Tätigkeitsbeschreibung)
Die Tätigkeitsbeschreibung ist ein wesentlicher Bestandteil der Stellenbeschreibung und umfasst eine detaillierte Auflistung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die mit einer bestimmten Position verbunden sind. Sie beschreibt sowohl die Kernaufgaben, die regelmäßig und in der Regel täglich oder wöchentlich ausgeführt werden, als auch die in aller Regel seltener anfallenden Nebenaufgaben.
Beispielhafte Tätigkeitsbeschreibung für einen Head of Controlling
Darüber hinaus legt die Tätigkeitsbeschreibung die Befugnisse, Rechte und Pflichten der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers fest, um Klarheit über die Erwartungen und den Handlungsspielraum in der jeweiligen Rolle zu schaffen.
3. Ziele der Stelle
Es ist zudem sinnvoll und hilfreich die Ziele der Position zu definieren. Dadurch wird klar, welche Erwartungen an die Position gestellt werden und wie der Erfolg gemessen werden kann. Zudem können Stelleninhaber so ein besseres Verständnis für die Rolle entwickeln, ihre Arbeit auf Ihre Unternehmensziele ausrichten sowie ihre individuellen Beiträge erkennen.
Typische Ziele für einen Head of Controlling
4. Das Anforderungsprofil
In diesem Abschnitt werden die notwendigen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen für die Position aufgeführt. Dazu gehören unter anderem der Bildungshintergrund, relevante Weiterbildungen und Zertifikate, Berufserfahrung oder auch spezifische technische oder sprachliche Kompetenzen. Zum Beispiel würde für einen Head of Controlling CMA- oder CFA-Zertifizierung vorausgesetzt werden.
Anforderungsprofil Head of Controlling
Stellenbeschreibung vs. Arbeitsplatzbeschreibung
Eine Stellenbeschreibung unterscheidet sich von einer Arbeitsplatzbeschreibung, auch wenn beide Begriffe in der Praxis oft synonym verwendet werden. Während die Stellenbeschreibung die Funktion einer Position innerhalb des betrieblichen Ablaufs sowie die Aufgaben und Kompetenzen des Stelleninhabers festlegt, beschreibt die Arbeitsplatzbeschreibung sehr detailliert die konkreten Aufgaben einer bestehenden Position.
Stellenbeschreibung vs. Arbeitsplatzbeschreibung
Die Arbeitsplatzbeschreibung orientiert sich am Ist-Zustand und wird idealerweise von der Personalabteilung oder jeweiligen Abteilungsleitung gemeinsam mit dem Stelleninhaber verfasst, da dieser den Arbeitsalltag realistisch abbilden kann. Im Gegensatz dazu dokumentiert die Stellenbeschreibung den Soll-Zustand und dient vor allem auch der Personalplanung.
Fazit
Eine sorgfältig ausgearbeitete Stellenbeschreibung ist ein entscheidendes Werkzeug für den Erfolg Ihres Unternehmens. Sie schafft nicht nur Klarheit für Ihre Mitarbeiter, sondern optimiert auch Ihren Rekrutierungsprozess. Deutlich definierte Anforderungen und Aufgaben helfen Ihnen, die passenden Kandidaten zu identifizieren und diese gezielt zu fördern. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Stellenbeschreibungen präzise, aktuell und gut durchdacht sind. Nur so können Sie das volle Potenzial ausschöpfen – sowohl in der Personalgewinnung als auch in der Weiterentwicklung und Motivation Ihres bestehenden Teams.
