Unternehmen beklagen branchenübergreifend lange Vakanzzeiten
Laut der Bundesagentur für Arbeit beträgt die aktuelle Vakanzzeit oder auch Time-to-hire im bundesweiten Durchschnitt 154 Tage. Sie variiert aber sowohl regional als auch branchenabhängig sehr stark. So liegt die Vakanzzeit beispielweise in Rheinland-Pfalz mit 176 Tagen weit über dem Bundesdurchschnitt, in Hessen dagegen mit 141 Tagen leicht darunter. In einzelnen Branchen ist sie noch länger. In der Baustoffherstellung liegt sie beispielweise aktuell bei 268 Tagen. Ausgeschriebene Stellen bleiben entsprechend je nach Region und Branche zwischen 5 und 9 Monaten unbesetzt.
Hinzu kommt, dass die tatsächliche Vakanzzeit insgesamt höher liegt, da bis zum Antritt der neuen Arbeitsstelle gegebenenfalls noch Kündigungsfristen zu berücksichtigen sind (Time-to-fill). Daher beträgt die tatsächliche durchschnittliche Vakanzzeit eher 182 Tage. Damit bleiben neu zu besetzende Positionen im Branchenschnitt etwa 6 Monate vakant. Das geht mit finanziellen Einbußen für das Unternehmen einher und kann sich langfristig auf die Wirtschaftlichkeit auswirken.
Wie teuer ist eine unbesetzte Stelle?
Vakante Positionen können einem Unternehmen viel Geld kosten: Je länger die Nachbesetzung dauert, desto höher sind diese Kosten. Die finanziellen Einbußen lassen sich anhand der Vakanzkosten (Cost-of-Vacany) berechnen. Die hat die Jobbörse Stepstone für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern aus insgesamt 33 Branchen gemacht.
Durchschnittliche Vakanzzeiten und -kosten nach Branchen
Quelle Prozentzahlen: Stepstone
Grafik: WK Personalberatung
Gemäß dieser Stepstone-Studie kann es bis zu 130.000 Euro kosten, wenn es einem Unternehmen nicht gelingt, innerhalb von 6 Monaten das erforderliche Personal zu rekrutieren. Insbesondere im Finanz-, Bau-, Banken- und Versicherungswesen können die Vakanzkosten schnell in den sechsstelligen Bereich gehen, wenn für einen Buchhalter, Controller oder Finanzberater kein Nachfolger gefunden werden kann.
Wie werden die Vakanzkosten berechnet?
Die Arbeitstage im Jahr betragen durchschnittlich 250 Tage. Die Vakanzkosten können anhand einer einfachen Faustregel berechnet werden, wenn das Bruttojahresgehalt und die Vakanzzeit bekannt sind:
Anhand des Multiplikators in Schritt 2 wird der prognostizierte Mehrwert, der durch den Mitarbeiter im Verhältnis zu seinem Gehalt im Unternehmen erwirtschaftet wird, berücksichtigt. Nötige, aber weniger wichtige Position werden generell mit 1, wichtige Positionen mit 2 und essenzielle Positionen mit 3 multipliziert. Das soll nun anhand eines Beispiels genauer veranschaulicht werden.
Laut Stepstone erhält ein Abteilungsleiter in Frankfurt am Main durchschnittlich 77.900 Euro im Jahr. Die durchschnittliche Vakanzzeit liegt in Hessen bei 141 Tagen. Damit können nun die Vakanzkosten nach der Faustformel berechnet werden:
Unternehmen, die in Frankfurt am Main einen Abteilungsleiter suchen, verlieren entsprechend monatlich 19.250 Euro, nach der durchschnittlichen Vakanzzeit sogar mehr als 130.000 Euro. Sehr viel anders wird es auch nicht in den umliegenden Regionen wie Offenbach, Hanau, Aschaffenburg oder im Main-Kinzig-Kreis aussehen. Gelingt es nicht schnell und effektiv Personal zu rekrutieren, zehrt das schnell an den Unternehmensressourcen. Daher fragen sich viele Unternehmen, ob sie sich externe Unterstützung in Form einer Personalberatung ins Haus holen sollten.
Kosten für Personalberatung vs. Vakanzkosten
Stellen wir daher nun die Vakanzkosten den durchschnittlichen Kosten für eine Personalberatung gegenüber. Laut Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen kalkulieren Personalberatungen für die Rekrutierung von Fach- und Führungskräften durchschnittlich 27 Prozent des Zieleinkommens der vakanten Position. Für die Vermittlung eines Abteilungsleiters in der Metropolregion FrankfurtRheinMain und den umliegenden Regionen Hanau, Aschaffenburg, Gießen und Fulda müssen Unternehmen entsprechend durchschnittlich 21.000 Euro zahlen Diese Kosten entsprechen lediglich einem Bruchteil der Vakanzkosten, die auf das Unternehmen wahrscheinlich zukommen, wenn sie das Personal selbst rekrutieren. Da sich diese Kosten Monat für Monat akkumulieren, ist eine schnelle Entscheidung erforderlich, wenn sich für eine unbesetzte Stelle nicht so schnell das erforderliche Personal rekrutieren lässt.
Zusätzliche zu berücksichtigende Kosten für unbesetzte Stellen
Darüber hinaus bleiben die sogenannten „weichen“ Kosten von vielen betriebswirtschaftlichen Entscheidern unberücksichtigt. Zu den Vakanzkosten sollten auch die Kosten durch die sinkende Produktivität infolge von Mehrarbeit und schwindender Mitarbeitermotivation sowie die möglichen Auswirkungen auf die Projekt- und Kundenbetreuung berücksichtigt werden. Unterm Strich leidet die Wirtschaftlichkeit, während Unternehmenswachstum und die Skalierung unterschiedlicher Potenziale ausgebremst werden. Typische zusätzlich anfallende Kosten sind:
- Direkte Einnahmeverluste: Neukunden können nicht umfassend betreut werden. Wichtige Projekte und Aufträge können nicht oder nicht kundengerecht realisiert werden.
- Kosten durch Verlust von Kundenzufriedenheit und Reputation: Die Kundenzufriedenheit sinkt. Kunden nehmen für laufende Aufträge und Projekte zwar längere Bearbeitungszeiten in Kauf, wenden sich aber anschließend an ein Konkurrenzunternehmen.
- Überstundenkosten: Die verbleibenden Mitarbeiter müssen die anfallende Mehrarbeit durch Überstunden kompensieren. Diese müssen vergütet werden.
- Kosten durch sinkende Arbeitsmoral und Produktivität: Die Mehrarbeit führt bei den verbliebenen Teammitgliedern zu Überlastung und damit zu sinkender Motivation und Produktivität.
- Erhöhte Fehlerquote und krankheitsbedingte Ausfälle: Sinkende Motivation und Produktivität gehen mit einer erhöhten Fehlerquote sowie einem Anstieg der krankheitsbedingten Ausfälle einher. Im schlimmsten Fall kommt es zu Burn-outs und Kündigungen von langjährigen Leistungsträgern.
- Erschwerte Personalrekrutierung: Das verschlechterte Betriebsklima wird auch am Markt bekannt. Das erschwert es zusätzlich, Personal zu rekrutieren.
Die entstehenden finanziellen Einbußen können langfristig sogar die Vakanzkosten übersteigen. Entsprechend bedeutend ist es, frühzeitig die Recruitingmaßnahmen anzupassen oder externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen.
Personal selbst rekrutieren oder Personalberatung beauftragen?
Dauert es zu lange, Personal zu rekrutieren, müssen Unternehmen in Maßnahmen investieren, um ihre Vakanzzeiten zu verringern. Das können sie generell über folgende fünf Hebel:
Grafik: WK Personalberatung
Das Problem? Für diese Maßnahmen müssen Strategien entwickelt und implementiert werden. Das heißt: Sie können nur mittelfristig dabei helfen, die Personalrekrutierung zu verkürzen. Benötigt ein Unternehmen kurzfristig eine Fach- oder Führungskraft ist oftmals eine Personalberatung die schnellere und auch kostengünstigere Alternative. Denn Personalberatungen verfügen über ein enormes Netzwerk und unterschiedlichste Rekrutierungskanäle, die die Suche und Auswahl passender Kandidaten beschleunigen und damit die Vakanzzeit verkürzen. Unterm Strich werden so die Vakanzkosten minimiert und Unternehmensressourcen geschont.
