Das Frustierende daran: Es liegt selten am fehlenden Willen. Es liegt an der Struktur. Oder genauer: am Fehlen davon.
Genau das zeigt jetzt eine der ersten empirischen Studien, die sich ausschließlich mit der HR-Arbeit im Mittelstand befasst. Der HR-Radar KMU 2025 – erarbeitet von der TH Köln gemeinsam mit Workfive und Personio – hat über 600 Geschäftsführende und HR-Professionals aus dem Mittelstand befragt. Was dabei herauskommt, ist ein differenziertes Zeugnis mit echten Stärken und klaren Baustellen.
Inhalt
- Drei HR-Reifegrade
- Der Offboarding-Blindspot
- Weitere blinde Flecken: Führung, Entwicklung, Strategie
- Das KI-Paradoxon
- Was HR-Verantwortliche sich eigentlich wünschen
- Fazit
- FAQs
Drei HR-Reifegrade
In der Studie wird zwischen drei typischen HR-Profilen, in die sich KMUs einordnen lassen, differenziert:
Der Grundversorger konzentriert sich auf das administrative Pflichtprogramm: Zeiterfassung, Entgeltabrechnung, Personalakte. HR als unterstützende Funktion, nicht als Gestaltungskraft mit strategischer Ausrichtung. Dieser Typus ist mit 14 Prozent der Unternehmen die klare Minderheit.
Der Prozessgestalter hat solide Strukturen aufgebaut: Recruiting läuft, Onboarding ist organisiert, die Kommunikation mit dem Team funktioniert. Erste Schritte in Richtung Mitarbeitendenentwicklung sind erkennbar. 43 Prozent der Mittelständler gehören in diese Kategorie.
Der Wertschöpfungspartner nutzt HR aktiv als strategisches Instrument: Personalstrategie, Führungsentwicklung, Organisationskultur, alles bewusst gestaltet. Auch dieser Typus macht 43 Prozent aus.
HR-Reife folgt einem evolutionären Prozess
Quelle: TH Köln
Grafik: WK Personalberatung
Administrative HR-Handlungsfelder sind in vielen KMUs bereits gut etabliert. HR-Administration kommt auf einen Reifegrad von 4,6 (auf einer Skala von 1 bis 5), Zeiterfassung auf 4,5, Entgeltabrechnung auf 4,4. Die meisten mittelständischen Unternehmen sind also in der Personalarbeit längst über die reine Verwaltung hinaus. Der Weg nach vorne führt über das gezielte Weiterentwickeln entlang dieser Evolutionsstufen.
Dabei ist für den Reifegrad der Personalarbeit nicht die Unternehmensgröße entscheidend, sondern die institutionelle Verankerung von HR. Ob ein Unternehmen 20 oder 200 Mitarbeitende hat, spielt rein statistisch betrachtet keine signifikante Rolle. Was zählt: Gibt es eine Person oder eine Funktion, die Personalarbeit aktiv verantwortet und weiterentwickelt?
Ein ernüchternder Befund betrifft die Selbstwahrnehmung im Unternehmen: Mitarbeitende mit Personalaufgaben schätzen den HR-Reifegrad ihrer Organisation in fast allen Bereichen schlechter ein als Geschäftsführende. Die Führungsebene glaubt häufig, dass mehr läuft als tatsächlich unten ankommt. Das ist ein Signal, das HR-Verantwortliche ernst nehmen sollten. Wahrnehmungslücken sind immer ein Warnhinweis: Was nicht erlebt wird, wirkt nicht.
Der Offboarding-Blindspot
Ein Detail aus der Studie, das besondere Aufmerksamkeit verdient: die Diskrepanz zwischen Onboarding und Offboarding. Während der erste Arbeitstag in vielen KMUs klar strukturiert ist, bricht die Qualität beim Austritt von Mitarbeitenden ein. Nur 11 Prozent der Betriebe haben einen strukturierten Wissenstransfer beim Offboarding vollständig umgesetzt.
Offboarding ist weitestgehend unterentwickelt
Quelle Zahlen: TH Köln
Grafik: WK Personalberatung
Weitere blinde Flecken: Führung, Entwicklung, Strategie
Daneben zeigt die Studie, wo der Mittelstand nicht investiert, obwohl er es eigentlich möchte.
Führung ist mit einem Reifegrad von 2,6 das am schwächsten ausgeprägte Handlungsfeld überhaupt. Nur ein kleiner Teil der Mittelständler verfügt über einen strukturierten Prozess zur Führungskräfteentwicklung, ein verbindliches Führungsleitbild ist in der Mehrheit der Unternehmen nicht vorhanden. Dabei ist Führung einer der stärksten Hebel für Mitarbeiterbindung, Motivation und die Fähigkeit, Wandel zu gestalten.
Bei Führung sind strukturierte Ansätze bislang nur in wenigen KMUs etabliert
Quelle Zahlen: TH Köln
Grafik: WK Personalberatung
Mitarbeitendenentwicklung kommt auf 2,8, ebenfalls am unteren Ende der Skala. Viele Mittelständler kümmern sich noch kaum systematisch um Talentidentifikation, Weiterbildung oder Entwicklungspfade. Digitale Lernformate sind dabei besonders schwach verankert.
Nur 9 Prozent der KMUs setzen Talentbindung und bedarfsgerechten Entwicklung um
Quelle Zahlen: TH Köln
Grafik: WK Personalberatung
Personalstrategie und -planung liegt bei 3,3. Eine klar definierte Personalstrategie wird nur von einer Minderheit konsequent umgesetzt, während ein großer Teil angibt, dass gar keine oder nur eine sehr eingeschränkte Strategie existiert. Auch die Nutzung von Personaldaten für strategische Entscheidungen findet kaum statt.
Das KI-Paradoxon
Die Studie liefert auch einen technologischen Widerspruch, der nachdenklich macht. Weit mehr als die Hälfte aller befragten KMUs nutzt KI bisher in keinem einzigen der 17 untersuchten HR-Handlungsfelder. Das Potenzial digitaler Tools – von der automatisierten Zeiterfassung bis zur datenbasierten Personalplanung – bleibt weitgehend ungenutzt.
Die 17 untersuchten Handlungsfelder (Reifegrad: 1 = niedrig bis 5 = hoch)
Quelle: TH Köln
Und der Bereich, in dem KI insgesamt noch am häufigsten eingesetzt wird? Employer Branding. Ausgerechnet das Handlungsfeld, das gleichzeitig einen der niedrigsten Reifegrade hat (3,1) und in dem viele Betriebe noch keine kohärente Strategie verfolgen. Man experimentiert also mit KI dort, wo eigentlich die handfeste, datenbasierte Grundlage noch fehlt.
Was HR-Verantwortliche sich eigentlich wünschen
Die Studie stellte eine einfache, aber entlarvende Frage: Was würden Sie tun, wenn Sie eine Stunde mehr pro Woche hätten? Die vier am häufigsten genannten Antworten: Mitarbeitendenentwicklung, Führung, Personalstrategie und Organisationskultur.
Fazit
Der HR-Radar KMU 2025 liefert dafür eine ehrliche Bestandsaufnahme. Und eine klare Botschaft: Wer HR nur verwaltet, verschenkt Potenzial, gerade im Mittelstand, wo jeder Mensch zählt und jede Führungsentscheidung direkt spürbar ist.
FAQs
Was sind die größten Hürden für die Personalarbeit im Mittelstand?
Die Personalarbeit scheitert im Mittelstand oft am dominierenden operativen Alltag. Viele Mittelstandsbetriebe verwalten lediglich den Status quo, statt aktiv die Zukunft zu gestalten. Laut dem HR-Radar KMU 2025 fehlen vor allem Kapazitäten für strategische Führungsthemen. Oft verhindert schlicht der Zeitmangel die nötige Weiterentwicklung der Prozesse. Eine klare institutionelle Verankerung von HR im Betrieb kann dazu beitragen, diesen Knoten zu lösen.
Wie gelingt der Sprung von der Personalverwaltung zum strategischen Personalmanagement?
Reine Verwaltung erledigt nur das Pflichtprogramm wie Abrechnungen und Aktenführung. Strategisches Personalmanagement nutzt HR hingegen als Hebel für Organisationskultur, Führung und Wachstum. Laut HR-Radar KMU 2025 sind bereits 43 Prozent der Mittelständler sogenannte Prozessgestalter mit solider Basis, aber noch Luft nach oben. Weitere 43 Prozent haben den nächsten Schritt vollzogen und agieren als echte Wertschöpfungspartner. Dieser Wandel gelingt nicht durch radikale Brüche, sondern schrittweise: Administrative Abläufe müssen laufen, damit Raum für Strategie entstehen kann.
Warum ist professionelles Recruiting für KMU heute überlebenswichtig?
Bewerber wählen Arbeitgeber heute gezielter nach Entwicklungschancen und Unternehmenskultur aus. Kleine Betriebe punkten hier mit kurzen Entscheidungswegen und familiärer Atmosphäre. Doch ohne eine klare Struktur wirkt die Personalarbeit im Mittelstand nach außen oft unprofessionell. Das Employer Branding ist aktuell das Feld, in dem Betriebe am meisten mit neuen Tools experimentieren. Wer hier keine schlüssige Strategie verfolgt, verliert den Kampf um die besten Talente.
Lohnt sich der Einsatz von KI in der Personalarbeit für kleine Unternehmen?
Wie lässt sich die Mitarbeiterbindung durch moderne Personalarbeit im Mittelstand stärken?
Gute Führung ist der stärkste Hebel für loyale Mitarbeiter, doch hier liegt der größte Schwachpunkt. Der Reifegrad im Bereich Führung ist mit 2,6 der niedrigste Wert der gesamten Studie. Auch die systematische Identifikation von Talenten kommt in den meisten KMUs noch deutlich zu kurz. Ein oft unterschätzter Faktor für die Bindung ist zudem ein wertschätzendes Offboarding. Wer den Wissenstransfer beim Abschied ignoriert, riskiert teure Fehler und schadet seinem Ruf als Arbeitgeber.
