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8 Fragen, die Sie jedem Personalberater stellen sollten

Sie haben sich für eine Personalberatung entschieden, um Ihren Bedarf an Fachkräften zu decken. Doch die Auswahl ist groß: Spezialisten vs. Generalisten, Retained Search vs. Erfolgshonorar, großer Beraterkonzern vs. kleine Boutique. Wie finden Sie den richtigen Partner? Die folgenden 8 Fragen helfen Ihnen dabei den Personalberater zu finden, der am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Suchmandat passt.

1. Wieviel kosten Sie?

Die Höhe des Honorars ist für viele einer der entscheidenden Faktoren bei der Wahl ihres Personalberaters. Das ist vollkommen legitim, solange Sie auch verstehen, wofür Sie Ihr Geld ausgeben.

Boutiquen sind günstiger als große Personalberater

Ein Diagramm, das die durchschnittlichen Kosten für Personalberater als Prozentsatz des ersten Jahresgehalts zeigt.

Quelle Zahlen: BDU
Grafik: WK Personalberatung

Der Preis für ein Headhunting kann nämlich variieren. Laut BDU zahlen Sie beispielsweise grundsätzlich bei kleineren Personalberatern weniger als bei großen Agenturen. Das hängt auch damit zusammen, dass kleinere Personalberatungen sich häufig auf eine Nische spezialisiert haben – und das sehr erfolgreich.
Vor allem kleine Boutiquen bedienen sehr erfolgreich Nischenmärkte
Zudem sollten Sie bei Ihrem Personalberater immer nachfragen, wann, welche Kosten anfallen. Nicht alle Anbieter strukturieren ihren Zahlungsplan gleich. Die meisten deutschen Beratungsunternehmen arbeiten mit dem Retainermodell und staffeln das Honorar nach der klassischen Drittelregelung, um ihre Kosten für bestimmte Projektmeilensteine decken zu können. Suchen Sie beispielweise eine C-Level Führungskraft im Bereich Finance und Ihre Personalberatung veranschlagt 27 Prozent des Zieleinkommens, kann Ihr Zahlungsplan folgendermaßen aussehen:

Honorarstaffelung für C-Level Führungskraft Finance

Ein Diagramm, das die Staffelung der Honorare für einen Personalberater im C-Level-Finance-Bereich in drei Tranchen darstellt.

Quelle Zahlen: I-Potentials
Grafik: WK Personalberatung

Das heißt: Mit Auftragserteilung wird ein Drittel des Gesamthonorars fällig, ein weiteres Drittel bei Präsentation der Kandidaten und das dritte schließlich, nachdem Sie sich mit einem der Kandidaten einigen konnten.

2. Wie sieht Ihr Headhunting-Prozess als Personalberater aus?

Jeder Personaldienstleister hat eine andere Art der Geschäftsabwicklung und führt seine Recherche, Talentsuche und -ansprache unterschiedlich durch. Bevor Sie Ihren Vertrag mit einer Personalberatung abschließen, sollten Sie deren Prozesse kennen, um genau einschätzen zu können, welche Leistung Sie für Ihr Geld bekommen. Im Gespräch sollten Sie entsprechend Einblicke in die Struktur des gesamten Suchprozesses erhalten.
Infobox mit einem Pro-Tipp für die Auswahl von Personalberatern.

Dazu gehört auch, wie die Recherche- und Suchphasen durchgeführt, mit welchen Methoden die Kandidaten geprüft und schließlich selektiert und präsentiert werden.

3. Auf welche Branchen sind Sie spezialisiert?

Personalberatungen haben sich in aller Regel entweder auf eine Nische bzw. einige wenige Branchen spezialisiert oder agieren als sogenannte Generalisten, die mehr oder weniger alle Branchen abdecken. Berater mit Branchenspezialisierung haben den Vorteil, dass diese Ihre Branche wirklich sehr gut kennen. Sie müssen diesen nicht viel zur Rolle und ihren Anforderungen erklären.
Personalberater mit Branchenspezialisierung sparen oft Zeit
Hier geht es zum einen darum, dass das Recruiting und insbesondere die Kandidatenansprache je nach Branche unterschiedlich gestaltet werden muss. So ist beispielsweise ein IT-ler auf anderen Plattformen unterwegs und muss anders angesprochen werden als ein Banker. Zum anderen haben Personalberatungen genau in der Branche ihr umfassendes Netzwerk, auf die sie spezialisiert sind. Dieses Netzwerk ist ihr größter Trumpf. Und genau diesen möchten Sie ja auch für Ihr Headhunting ausgespielt sehen.

4. Wie hoch ist Ihre Erfolgsquote?

Ihr Personalberater sollte bei der Bereitstellung und Qualität der von ihm präsentierten Kandidaten zuverlässig und konsistent sein. Hier sind Empfehlungen und Einschätzungen seitens der Kunden ein guter Indikator zur Identifizierung des Dienstleisters, der gut zu Ihrem Suchmandat passt.

Die meisten Positionen werden von Personalberatern erfolgreich besetzt

Ein Diagramm, das wichtige Kennzahlen zum Markt der Personalberatung für das Jahr 2023 sowie die Umsatzentwicklung von 2000 bis 2022 darstellt.

Quelle Zahlen: Statista und BDU
Grafik: WK Personalberatung

Prüfen Sie auch, ob dieser über fundierte Erfahrung in der Besetzung der Rolle verfügt, für die Sie Kandidaten suchen. So können Sie sicher sein, dass dieser in der Lage ist, die richtigen Kandidaten für Sie zu finden, anzusprechen und zu gewinnen. Gute Personalberater übernehmen in der Regel nur Mandate, von denen sie glauben, dass sie diese erfolgreich besetzen können. Alles andere wird einfach als Verschwendung von Zeit und Geld aller Beteiligten betrachtet.

5. Wie lange dauert Ihr Prozess?

Für viele Unternehmen ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Personalbeschaffung die Zeit, die ein Personalberater nach Vertragsunterzeichnung für die Rekrutierung eines Kandidaten benötigt. Nicht immer lässt sich ein konkreter Zeitrahmen für eine erfolgreiche Personalrekrutierung nennen. Viele seriöse Agenturen können Ihnen jedoch einen generellen Zeitrahmen nennen.

Die meisten Unternehmen sind mit der Besetzungsgeschwindigkeit durch Personalberater zufrieden

Balkendiagramm: Zufriedeheit der Unternehmen mit der Besetzungsgeschwindigkeit im Top- und mittlerem Managment durch Personalberater

Quelle Zahlen: IUBH
Grafik: WK Personalberatung

Viele garantieren auch die Bereitstellung einer festgelegten Anzahl an Kandidaten innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Im Allgemeinen können Sie auch bei hochrangigen Besetzungen davon ausgehen, dass Ihnen innerhalb weniger Wochen eine Auswahlliste an Kandidaten vorgelegt wird.

6. Wie garantieren Sie die Qualität der Besetzung?

Es völlig normal, dass Sie ein Ergebnis erwarten, das dem von Ihnen gezahlten Honorar entspricht. Seriöse Personalberater geben daher zumeist eine Ersatzgarantie. Stellt sich ein eingestellter Kandidat während der Probezeit doch als ungeeignet heraus oder verlässt Ihr Unternehmen, führt Ihr Personalberater die Suche ohne zusätzliche Kosten erneut durch.

7. Arbeiten Sie erfolgsbasiert oder „retained“?

Wenn Sie Mitarbeiter suchen, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten mit einem Personalvermittler zusammenzuarbeiten:

  • Retained Search: Diese Form der Zusammenarbeit gleicht im Prinzip der Beauftragung eines Privatdetektivs. Sie unterschreiben einen Vertrag und zahlen einen Teil des Honorars im Voraus – egal, was passiert. Der Personalberater verpflichtet sich, den perfekten Kandidaten für Sie zu finden. Retained Search eignet sich am besten für hochrangige und für den Erfolg Ihres Unternehmens unabdingbare Positionen, bei denen es wirklich darauf ankommt, die beste Person für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
  • Erfolgsbasis: Hier agiert Ihr Berater wie ein Immobilienmakler, der auch nur dann seine Provision bzw. Maklercourtage erhält, wenn er eine Immobilie vermittelt. Sie zahlen Ihren Personalvermittler also nur, wenn er jemanden findet, den Sie einstellen. Dies ist häufig schneller und billiger, garantiert aber nicht immer eine Suche nach dem am besten passenden Kandidaten. Daher eignet sich die erfolgsbasierte Suche vorrangig zur Besetzung weniger bedeutender Positionen.
Generell arbeiten Personalberater „retained“ im Rahmen von Headhunting oder Executive Search und Personalvermittler auf Erfolgsbasis.

8. Wie sieht meine Partizipation aus?

Einer der Hauptvorteile einer Zusammenarbeit mit eine Personalberater besteht darin, dass dieser Ihnen die ganze Recruiting-Arbeit abnimmt – von der Entwicklung des Anforderungsprofils, über die Suche und Kandidatenansprache bis hin zur Unterstützung bei Ihren Vorstellungsgesprächen und beim Onboarding.

Personalberater übernehmen für Sie die Recruiting-Arbeit

Diagramm, das den Recruiting-Prozess durch einen Personalberater in fünf Schritten darstellt.
Grafik: WK Personalberatung

Je nach Wunsch können Sie sich in den verschiedenen Phasen des Suchprozesses unterschiedlich einbringen oder einfach den gesamten Recruiting-Prozess Ihrem Berater überlassen. Klären Sie die Einzelheiten mit Ihrem Personalberater. Und stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie in jeder Phase über die Details und den Fortschritt informiert werden. Insbesondere, wenn Sie das Ruder mehr oder weniger aus der Hand geben.

Fazit

Bevor Sie sich für einen Personalberater entscheiden, sollten Sie mehrere Personalberatungen miteinander vergleichen und Angebote einholen. Durch die Beantwortung der acht genannten Fragen können Sie sich als Unternehmen gut auf die Zusammenarbeit mit einem Personalberater vorbereiten und sicherstellen, dass Sie den richtigen Partner für die Besetzung Ihrer offenen Stelle finden.

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