Der neue technische Leitung ist da. Nach drei Monaten stellen Sie fest: Er passt nicht. Solche Geschichten kennt jeder, der schon mal Führungskräfte gesucht hat. Warum passiert das so oft? Die Antwort liegt meist im Suchprozess selbst. Stellenausschreibungen sind zu breit. Lebensläufe zu glatt. Interviews zu oberflächlich. Dabei gibt es einen anderen Weg. Einen, der tiefer geht und genauer hinschaut. Bevor es teuer wird.
Inhalt
- Was bedeutet Retained Search?
- Warum Retained Search bei der Besetzung von Führungspositionen sinnvoll ist
- Warum Exklusivität die Kandidatenqualität spürbar erhöht
- Fazit
- FAQs
Was bedeutet Retained Search?
Ist die Besetzung einer Position besonders anspruchsvoll, greifen Unternehmen häufig auf Retained Search zurück. Das heißt: Sie beauftragen eine Personalberatung exklusiv mit der Besetzung. Das geschieht häufig bei Führungspositionen (dann auch Executive Search) oder hochspezialisierten Fachkräften.
Im Unterschied zur erfolgsbasierten Suche (Contingency Search) wird hier ein Teil des Honorars (zumeist ein Drittel) vorab bei Vertragsunterzeichnung gezahlt. Und zwar unabhängig davon, ob es am Ende tatsächlich zu einer Einstellung kommt oder nicht. Das sorgt aber für Verbindlichkeit auf beiden Seiten. Denn Sie garantieren, dass Sie das Suchmandat an keinen anderen Dienstleister vergeben. Und die Beratung investiert dafür sehr viel mehr Ressourcen in das Suchmandat und übernimmt den gesamten Recruiting-Prozess: von der Entwicklung des Anforderungsprofils bis zur Vertragsunterschrift. Auf Wunsch wird auch das Onboarding begleitet.
Typische Merkmale von Retained Search
Grafik: WK Personalberatung
Contingency Search funktioniert dagegen erfolgsbasiert, also nach dem Prinzip „Zahlung bei Vertragsabschluss“. Sie können dabei den Auftrag an mehrere Dienstleister gleichzeitig vergeben. Und es gibt auch kein Start-Honorar, das zu Verbindlichkeit verpflichtet. Die Beratungen präsentieren Ihnen auch Profile bzw. Kandidaten, investieren aber häufig sehr viel weniger in ihre Suche. Eben weil nur der Schnellste den Zuschlag bekommt. Für gut sichtbare Rollen mit breitem Bewerberpool ist das zumeist ausreichend. Bei komplexen Schlüssel- und Führungspositionen gehen Sie aber ein Risiko ein.
Auf einem Blick: Retained Search vs. Contingency Search
Grafik: WK Personalberatung
Beide Modelle haben also dasselbe Ziel: eine vakante Position mit einem passenden Kandidaten zu besetzen. Der Weg dorthin ist aber grundverschieden, insbesondere was Verbindlichkeit und die Tiefe Zusammenarbeit betrifft.
Warum Retained Search bei der Besetzung von Führungspositionen sinnvoll ist
Führungsstil und andere kulturelle Aspekte werden berücksichtigt
Bei der Besetzung von Geschäftsführungen und C-Level-Positionen geht es nicht nur um die fachliche Eignung eines Kandidaten, sondern vor allem auch um Haltung, Führungsstärke, strategisches Denken. Diese Eigenschaften können Sie in der Regel nicht am Lebenslauf ablesen. Und sie lassen sich auch nicht über einfache Ausschreibungen aussieben.
Das macht die Besetzung für Unternehmen so schwierig. Immerhin scheitern zwischen 40 und 70 Prozent der Neubesetzungen auf Führungsebene bereits in den ersten 18 Monaten, wie Studien (u. a. von CEB oder Heidrick & Struggles) immer wieder bestätigen. In den meisten Fällen, weil es kulturell einfach nicht passt.
Laut einem IW-Report (2024) legen Unternehmen trotz dieser recht offensichtlichen Studienlage immer noch viel zu viel Wert auf fachliche Kompetenzen, während eben persönliche und kulturelle Aspekte unterbewertet werden. Hinzu kommen veraltete Recruiting-Methoden, unstrukturierte Interviews sowie Bias-Faktoren durch informelle Netzwerke oder Sympathien, die die Validität der Auswahl stark einschränken.
Bei einem Retained Search entwickelt die Beratung eine individuelle Suchstrategie – genau abgestimmt auf Rolle, Anforderungen und eben die kulturellen Kontextbedingungen im Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um den perfekten CV, sondern vor allem auch um die Passung zur Führungslogik Ihres Unternehmens.
Nehmen wir als Beispiel ein typisches Führungskräfteprofil bei kommunalen Versorgern: Technische Leitung Netzbetrieb (Strom/Gas/Wärme). Das fachliche Anforderungsprofil ist im Grunde klar.
Fachliches Anforderungsprofil Technische Leitung Netzbetrieb
Grafik: WK Personalberatung
Ausgehend vom individuellen Unternehmen entwickelt der Personaldienstleister nun aber auch ein kulturell-persönliches Profil, das der Führungslogik Ihres Unternehmens entspricht. Hierzu gehört beispielsweise die Führungslogik der Rolle selbst. Sie ist abhängig von Unternehmensgröße, Organisationsstruktur, Verantwortungstiefe und politischen Rahmenbedingungen. Und genau diese muss zur bisherigen Prägung des Kandidaten passen. Jemand aus einem streng hierarchischen Konzernumfeld tut sich in einem kooperativen Stadtwerk mit kurzen Entscheidungswegen oft schwer und vice versa.
Persönlich-kulturelles Anforderungsprofil Technische Leitung Netzbetrieb
Grafik: WK Personalberatung
Von der Führungslogik werden nun die persönlichen Anforderungen abgeleitet. Die Frage lautet: Was muss die Person mitbringen, damit es funktioniert? Hier geht es also um das, was im Lebenslauf nicht steht. Eine gute Personalberatung prüft gezielt, ob die Person die Haltung, Stabilität und Anschlussfähigkeit mitbringt, um in der Rolle langfristig wirksam zu sein. Im direkten Dialog. Und dazu braucht es Erfahrung in Gesprächsführung, Erwartungsabgleich und Persönlichkeitseinschätzung. Und genau das ist der der Punkt, an dem Retained Search seinen größten Mehrwert liefert.
So läuft die Vorqualifizierung bei Retained Search am Beispiel Leitung Netzbetrieb
Grafik: WK Personalberatung
Diskretion wird gewähreistet
Führungsvakanzen werden selten öffentlich ausgeschrieben. Das hat Gründe. Vor allem plötzlich öffentlich werdende Führungswechsel signalisieren Unsicherheit. Investoren, Analysten und Medien interpretieren solche Ereignisse in aller Regel als Hinweis auf operative oder strategische Probleme. Mit entsprechenden Auswirkungen auf den Aktienkurs usw. Und auch im Unternehmen entstehen Fragen. Wer muss gehen? Warum? Was passiert mit dem Team? Solch ein Flurfunk führt immer zu Unruhe.
Viele Unternehmen wollen das vermeiden. Und gehen deshalb quasi den stillen Weg über eine Personalberatung. Keine Ausschreibung, keine öffentliche Suche, lieber eine „smooth transition“ vorbereitend. Gerade bei sensiblen Wechseln ist das Gold wert. Auch für Kandidaten. Denn diese wollen auch nicht, dass ihr aktueller Arbeitgeber vorzeitig von einem möglichen Wechsel erfährt.
Warum Exklusivität die Kandidatenqualität spürbar erhöht
Die Frage ist berechtigt: Warum sollten Sie eine Personalberatung exklusiv beauftragen? Ist das nicht riskant? Oder zu teuer? Tatsächlich ist es genau umgekehrt. Gerade durch die Exklusivität steigt die Qualität der Auswahl deutlich. Warum?
1. Die Beratung kennt nicht nur die Stelle, sie kennt Ihr Unternehmen
Wenn Berater exklusiv arbeiten, gehen sie, wie gesagt, tiefer rein. Sie fragen nach: Wie ticken die Teams? Was sind interne Spielregeln? Wie wird geführt? Solche Einblicke bekommt man nur, wenn man wirklich zusammenarbeitet. Und sich nicht nur ein schnelles Briefing beschränkt. Und genau das spiegelt sich in der Qualität der Kandidaten wider.
2. Netzwerke werden gezielt aufgebaut
Wer exklusiv sucht, kann langfristiger planen. Die Beratung weiß, wo es sich lohnt, Beziehungen, Netzwerke aufzubauen, auch zu Menschen, die heute noch nicht wechseln wollen. Denn die wirklich guten Leute sind beschäftigt und nicht aktiv auf der Suche. Personalberater kennen die Kandidaten persönlich. Haben über Jahre Kontakte aufgebaut. Wissen, wer wo arbeitet, wer unzufrieden wird, wer sich beruflich möglicherweise verändern möchte.
Personalberater wissen, wo die Kandidaten zu finden sind
Der Vorteil für Sie: Wenn eine Position zu besetzen ist, kann der Berater sofort auf diesen Pool zugreifen. Er weiß bereits, wen er ansprechen muss. Und er weiß auch, mit welchen Argumenten. Das Ergebnis: Sie bekommen Kandidaten vorgestellt, die andere nie zu Gesicht bekommen würden.
3. Sie bekommen nur Profile, die wirklich passen
Im Retained-Modell werden nicht einfach Profile weitergeleitet, die sich gerade anbieten. Die Beratung prüft vorab: Können? Wollen? Passen? Nur Kandidaten, die fachlich und persönlich geeignet sind und sich den Wechsel realistisch vorstellen können, kommen überhaupt auf den Tisch.
4. Beziehungen werden gepflegt, nicht abgewickelt
Wenn eine Beratung Sie länger begleitet, kennt sie Ihre Entwicklung. Sie weiß, welche Rolle strategisch wichtig wird. Und sie weiß, welche Kandidaten zu Ihrer Kultur passen und daher auch langfristig bei Ihnen bleiben und sich nicht, wie oben beschrieben, nach 18 Monaten als teure Fehlbesetzung herausstellen.
Fazit
Wenn Sie hohe Qualität erwarten, brauchen Sie Verbindlichkeit auf beiden Seiten. Exklusive Zusammenarbeit schafft genau das. Sie bringt Tiefe statt Tempo, Genauigkeit statt Masse. Das mag mal länger dauern, als wenn Sie wie bei Contingency Search auf mehrere Pferde setzen würden, aber Sie bekommen dafür wirklich Kandidaten, die nicht nur auf dem Papier gut aussehen, sondern auch gut passen.
FAQs
Was kostet ein Retained Search?
Laut BDU im Schnitt zwischen 24 und 29 Prozent des Jahreszieleinkommens. Ein Teil wird zu Beginn fällig, der Rest nach Fortschritt und Erfolg. Klingt viel, ist aber deutlich günstiger als eine teure Fehlbesetzung. Vor allem auf Managementebene.
Wie lange dauert ein Retained Search?
Die meisten Suchen dauern 8 bis 16 Wochen. Bei Spezialrollen oder Führungspositionen kann es etwas länger dauern, je nach Marktsituation, vom Profil und der internen Abstimmung.
Was passiert, wenn keine passende Führungskraft gefunden wird?
Dann wird weitergesucht – ohne zusätzliche Kosten. Bei seriösen Anbietern ist die Nachbesetzung inklusive.
Ist Retained Search nur für große Unternehmen sinnvoll?
Nein. Gerade mittelständische Unternehmen profitieren besonders, weil sie oft weniger sichtbar sind und gezielte Ansprache (Active Sourcing) brauchen. Und weil eine Fehlbesetzung bei ihnen mehr Schaden anrichtet als in Konzernen.
Wie erkenne ich eine gute Retained-Beratung?
Sie stellt viele Fragen, nicht nur zum Profil, sondern auch zu Ihrem Unternehmen, zu Ihrer Kultur und Ihrer Führungslogik. Sie hört zu, gibt ehrliches Feedback und schickt nicht einfach Profile, sondern Menschen, die wirklich passen. Und sie ist da, auch wenn es mal hakt.
