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Führungspositionen gezielt besetzen: Wann Sie besser auf einen Headhunter setzen

Drei wartende Führungskräfte sitzen auf ihr Interview.

Wachsende Verantwortung, steigender Erwartungsdruck, sinkende Verfügbarkeit. Kein Wunder also, dass Unternehmen bei der Suche nach Führungskräften auch auf spezialisierte Personalberatungen und Headhunter setzen. Ein Viertel betrachtet die externe Unterstützung sogar als verlängerten Arm des internen HR-Teams. Warum ist das so? Auch heute, obgleich Insolvenzen, Stellenabbau und Kurzarbeit die Medien beherrschen?

Inhalt

  1. Leere Führungspositionen: Wenn der Markt nicht mehr liefert
  2. Grenzen klassischer Rekrutierungswege im Top-Management
  3. Kosten von Fehlbesetzungen vs. Headhunting-Honorare
  4. Abwägung: Interne Kompetenzentwicklung vs. externe Expertise
  5. Fazit
  6. FAQs

Leere Führungspositionen: Wenn der Markt nicht mehr liefert

Das Bild zum deutschen Arbeitsmarkt ist widersprüchlich. Zum einen ist immer wieder von eingetrübten Konjunkturaussichten und Stellenabbau zu lesen. Zum anderen zeigen Studien und Umfragen, dass viele Unternehmen dennoch ihre offenen Stellen nicht besetzen können.

So ist beispielsweise gemäß dem aktuellen „Barometer Personalvermittlung 2024“ die Nachfrage nach Fachkräften trotz wirtschaftlicher Krise ungebrochen hoch: 47,1 Prozent der in der Studie Unternehmen gaben sogar an, dass der Fachkräftebedarf im Vergleich zum Vorjahr zugenommen hat. Das gilt insbesondere auch für Führungspositionen, die seit Jahren etwa 10 bis 11 Prozent der ausgeschriebenen Positionen ausmachen.

Am häufigsten gesuchte Führungskräfte: Teamleitungen besonders gefragt

Balkendiagramm: Nachfrage nach Führungspositionen 2023 und 2024 – relevant für Headhunter

Quelle Zahlen: DEKRA Arbeitsmarktreport 2024
Grafik: WK Personalberatung

Ein Widerspruch? Nicht wirklich. Der Fachkräftemangel ist in einigen Branchen und Segmenten einfach so groß, dass auch Personalabbau und gedrosselte Einstellungen diesen nicht kompensieren können. Zudem wird zunehmend spürbar, dass zu wenig Nachwuchs nachkommt, der die ausscheidenden Babyboomer ersetzen kann, insbesondere die erfahrenen Führungskräfte.

Zusätzlich entstehen im Zuge von Transformation, Energiewende, Industrie 4.0 neue Berufsfelder und Führungsrollen, die zum Teil aus dieselben Kandidatenpools rekrutiert werden müssen. Beispiele sind unter anderem Projektleiter für Quartierslösungen, Teamleiter für digitale Prozessoptimierung oder Bereichsleiter Nachhaltigkeit, die denselben begrenzten Kreis technischer oder kaufmännischer Fachkräfte ansprechen wie die angestammten Bereiche und Linienfunktionen.

Grenzen klassischer Rekrutierungswege im Top-Management

Unternehmen greifen vor allem dann auf externe Hilfe zur Besetzung ihrer Führungspositionen zurück, wenn ihre eigenen Maßnahmen ins Leere laufen, ganz spezifisches Know-how gesucht wird oder die Wunschkandidaten bei der Konkurrenz gebunden sind. Das spiegelt sich auch in den Kriterien wider, die von den Unternehmen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Headhunter genannt werden.

Erfolgskriterien für erfolgreiches Headhunting für Unternehmen

Balkendiagramm: Erfolgsfaktoren für Headhunter bei Führungspositionen aus Unternehmenssicht

Quelle Zahlen: Barometer Personalvermittlung 2024
Grafik: WK Personalberatung

Fachlicher und kultureller Fit der gelieferten Profile gepaart mit Geschwindigkeit, Transparenz und Diskretion spielen für Unternehmen die wichtigste Rolle. Und das kann nach Meinung der Unternehmen am besten durch einen Headhunter mit guter Branchenkenntnis geleistet werden.

Das macht Sinn. Denn aus Sicht der Unternehmen wird ja eine Dienstleistung „eingekauft“, um eigene Lücken auszugleichen. Und diese werden angesichts des steigenden Führungskräftemangels zunehmend sichtbarer. Zudem sind Unternehmen immer stärker auf externes Recruiting angewiesen, da immer weniger Beschäftigte überhaupt Führungspositionen besetzen wollen.

Unternehmen finden kaum noch Führungskräfte in der eigenen Pipeline

Führungspositionen: Unternehmen finden intern kaum Nachfolger (2023).

Quelle Zahlen: IW Report 2024
Grafik: WK Personalberatung

Nahezu jedes zweite Unternehmen hat Probleme, intern eigene Mitarbeiter für Führungspositionen zu begeistern, insbesondere KMUs. Warum aber sollte ein externer Berater die Suche nach Kandidaten für Ihre Führungspositionen besser machen als Sie selbst bzw. Ihre internen Recruiter?

Kosten von Fehlbesetzungen vs. Headhunting-Honorare

Auch heute noch verlassen sich viele Unternehmen auf Ihr internes Team, um ihre Führungspositionen zu besetzen. Dafür gibt es verschiedene Gründe. Die einen glauben, die eigenen Ressourcen würden schon irgendwie ausreichen. Andere wollen einfach das Vermittlungshonorar einsparen. Zwischen 24 und 29 Prozent des Jahresgehalts der vermittelten Position ist auch erstmal keine kleine Summe.

Prüfung der erhobenen Vermittlungsgebühren mit Taschenrechner und Lupe.
Vermittlungsgebühren sind ein hoher Kostenfaktor

Aber gerade bei der Besetzung von Schlüsselpositionen steht eine Menge auf dem Spiel. Wenn Sie sich hier für die falsche Person entscheiden, wird das richtig Geld kosten. Schätzungen zufolge kostet eine Fehlbesetzung im Management bis zum Dreifachen des Jahresgehalts der betreffenden Führungskraft.

Kosten von Fehlbesetzungen im Top-Management (Anteil der Unternehmen in Prozent)

Kosten von Fehlbesetzungen im Top-Management nach Unternehmensangaben (in Prozent).

Quelle Zahlen: marketagent 2023
Grafik: WK Personalberatung

Hinzu kommt, dass gerade im Top-Management Fehlbesetzungen zumeist erst nach sechs bis acht Monaten erkannt werden. Obwohl sie nachhaltig wirken und diese Auswirkungen in den wenigsten Fällen leicht reversibel sind.

Die Auswirkungen von Fehlbesetzungen sind nachhaltig

Nachhaltige Auswirkungen von Fehlbesetzungen im Top-Management (in Prozent).

Quelle Zahlen: marketagent 2023
Grafik: WK Personalberatung

Zu diesen nachhaltigen Auswirkungen, die sich als Opportunitätskosten ausdrücken lassen, gehören unter anderem zunehmende Mitarbeiterzufriedenheit, erhöhte Fluktuation, entgangene Geschäfte und gebremstes Wachstum. Wann aber ist das Risiko für Fehlbesetzungen durch interne Recruitingbemühungen zu groß? Wann genau also sollten Sie sich lieber externe Unterstützung ins Unternehmen holen?

Abwägung: Interne Kompetenzentwicklung vs. externe Expertise

Fragen Sie sich zuallererst, ob Sie über die erforderlichen Ressourcen für die Suche nach einer passenden Führungskraft verfügen. Das ist ein Vollzeitjob für mindestens einen Recruiter und er bindet über Wochen, Monate Ressourcen. Verfügt Ihr Team also über das Know-how und die Kontakte auf dem Markt, um effektiv Top-Kandidaten gewinnen zu können?

Ist es in der Lage, den Markt zu analysieren, die richtige Kandidatenzielgruppe zu identifizieren, richtig anzusprechen und von Ihrem Unternehmen zu überzeugen? Verfügen Sie über die Ressourcen, um Ihre Wunschkandidaten eng zu betreuen, damit Sie Ihnen nicht abspringen? Sind Ihre Prozesse für das Recruiting von Führungskräften optimiert?

In diesen Fällen macht externe Unterstützung Sinn

Gründe für externe Unterstützung bei der Besetzung von Führungspositionen.

Grafik: WK Personalberatung

Wenn ja. Gut. Wenn nicht, bleiben Ihnen zwei Alternativen:

Sie müssen selbst das Know-how aufbauen. Durch Weiterbildungen oder indem Sie selbst einen passenden Recruiter, der auf die Zielgruppe spezialisiert ist, rekrutieren. Das macht Sinn, wenn Sie häufiger nach Führungskräften suchen.

Oder Sie holen sich einen Berater, der quasi temporär diese Besetzungen übernimmt. Das kann unterm Strich günstiger sein als Know-how aufzubauen, zusätzliches Gehalt zu zahlen, Fehlbesetzungen zu riskieren und Vakanzkosten hinzunehmen. Schauen wir uns aber einmal genauer an, wie Sie ein Headhunter in den verschiedenen Recruiting-Phasen unterstützen kann.

1. Realistische Anforderungen entwickeln

Ausgangspunkt jeder Suche ist das Anforderungsprofil. Klingt banal, ist aber häufig bereits der erste Knackpunkt. Viele denken sich, dass man schon weiß, was man braucht. Schließlich kennt man das eigene Unternehmen, die Kultur, die Abläufe, die Rolle. Aber reicht das? Leider nein. Wir werden immer wieder mit Anforderungsprofilen konfrontiert, die viel zu wenig aktuelle Marktentwicklungen berücksichtigen. Die Vorstellungen sind dann zu hoch, zu sehr nach innen gerichtet oder Benefits an der Zielgruppe vorbeigedacht. Das kostet nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Kandidaten.
Eine Kundin und ein Headhunter im Gespräch.
Gemeinsame Entwicklung des Anforderungsprofils
Ein Berater kann hier früh eingreifen und rückkoppeln. Mit aktuellem Marktwissen, mit Erfahrungswerten aus vergleichbaren Projekten. Mit der nötigen Distanz. Und er weiß, was Ihre Konkurrenz macht. Er zeigt, wie realistische Erwartungen aussehen, was machbar ist.

2. Gezielte Identifikation im verdeckten Markt

Je höher die Position, desto kleiner der Kreis geeigneter Kandidaten – und desto unwahrscheinlicher, dass sich jemand einfach so bei Ihnen meldet. Wer auf klassische Ausschreibungen setzt, wird in dieser Liga selten fündig. Die passenden Köpfe müssen gefunden und gezielt angesprochen werden. Ein völlig anderes Spiel als Recruiting auf der rein operativen Ebene.

Netzwerk von Führungskräften, zugänglich durch Headhunter.
Sie kaufen sich auch ein Netzwerk ein
Wenn Sie intern nicht über belastbare Kontakte auf Top-Level verfügen oder keinen systematischen Research betreiben können, stoßen Sie schnell an Ihre Grenzen. Denn: Diese Suche erfordert Tiefe. Und sie frisst Zeit. Viel Zeit.
Zeit, die ein erfahrener Headhunter bereits investiert hat. In sein Netzwerk, in die Beziehungspflege. Er kennt die Wechselbereitschaft Ihrer Zielgruppe, die Trigger, die dafür sorgen, dass sich Kandidaten mit Ihrer Vakanz überhaupt auseinandersetzen.

3. Karrierechancen diskret vermitteln

Stellenanzeigen sind Standard. Sie erscheinen auf Jobbörsen, in Fachmedien, vielleicht auch auf Ihrer Website. Und dann heißt es: warten. Im besten Fall meldet sich jemand Passendes. Im schlechteren Fall: niemand. Oder die Falschen. Gerade im oberen Segment ist das nicht nur ineffizient, es ist auch einfach schlicht zu langsam.
Headhunting funktioniert anders. Hier wird nicht gewartet. Hier wird gesucht. Gezielt, diskret, direkt. Und zwar dort, wo sich passende Kandidaten tatsächlich befinden: im Markt. Ihr Berater kennt die relevanten Profile. Und er weiß, wie man ins Gespräch kommt, auch wenn noch gar keine Wechselabsicht besteht.
Headhunter telefoniert mit potenziellen Kandidaten für eine Führungsposition.
Ihr Berater kontaktiert potenzielle Kandidaten für Ihre Führungsposition
Es geht dabei nicht um plattes Abwerben. Sondern um ein sauberes, professionelles Vorgehen: Interesse wecken, Potenzial einschätzen, Vertraulichkeit wahren. Wer offen ist, wird weiter begleitet. Wer nicht offen ist, nennt vielleicht jemanden, der es ist. Oder erklärt, warum gerade nicht. Auch das sind wichtige Informationen, die spätestens in den nächsten Suchprozess einfließen.

4. Kandidaten unter dem Radar prüfen

Background-Checks gehören zum Standard. Natürlich kann Ihr Recruiting-Team diesen übernehmen und wird das im Normalfall auch tun. Nur: Je sensibler die Position, desto heikler wird es, wenn Sie selbst aktiv nachforschen. Spätestens dann steht Ihr Name im Raum. Genau das will man gerade in frühen Phasen oft vermeiden.
Headhunterin führt ein Vorqualifizierungsgespräch mit einem Kandidaten.
Ihre Kandidaten werden gründlich vorqualifiziert
Ihr Headhunter kann gezielt Informationen einholen, ohne dass klar ist, für wen. Er kennt die Wege, kennt die Leute, weiß, wie man diskret fragt – und worauf man achten muss. Das hat nichts mit Flurfunk zu tun, sondern mit Erfahrung und einem belastbaren Netzwerk. So entsteht ein realistisches Bild: zur fachlichen Substanz, zur Führungskultur, zum Umgang mit Konflikten. Dinge, die Sie aus dem Lebenslauf nicht herauslesen und in Gesprächen oft nur begrenzt zur Sprache kommen.
All das passiert, bevor Sie überhaupt einen Lebenslauf sehen. Was Sie bekommen, ist das Ergebnis: vorqualifizierte Kandidaten, diskret angesprochen, sorgfältig geprüft. Nicht mehr. Aber auch nicht weniger.

5. Entscheidungen absichern, bevor sie kippen

Auch wenn Ihr Recruiting-Team inhaltlich gut aufgestellt ist, um Kandidaten ein Angebot zu unterbreiten: Ein externer Berater kann genau das oft glaubwürdiger tun. Er kann offener über Gehalt, Benefits, Verantwortlichkeiten sprechen und wird nicht als Interessenvertreter Ihres Unternehmens wahrgenommen.
Das macht einen Unterschied. Kandidaten äußern sich freier, sprechen auch über Bedenken, die sie gegenüber Ihnen vielleicht nicht ansprechen würden. Und viele tun sich schwer damit, ihre Wünsche direkt gegenüber der künftigen Führungskraft zu formulieren. Das birgt Risiken – zum Beispiel, dass wichtige Punkte unausgesprochen bleiben und kurz vor Vertragsabschluss zum Problem werden.
Ein guter Berater erkennt solche Stolpersteine früh und kann sie moderieren. Und erhöht so die Chance, dass aus einer mühsam aufgebauten Beziehung am Ende auch eine nachhaltige wird.

Fazit

Die Besetzung von Führungspositionen stellt andere Anforderungen als das Recruiting. Der Markt ist begrenzt, die Ansprache erfordert Erfahrung, viele geeignete Kandidaten sind bereits gebunden. Interne Recruiting-Teams stoßen hier schnell an strukturelle und zeitliche Grenzen.

Für einen spezialisierten Headhunter ist genau das sein Tagesgeschäft: Er identifiziert potenzielle Kandidaten, spricht sie gezielt an, überprüft ihren Hintergrund und begleitet die Gespräche bis zur Entscheidung. Dabei bleibt Ihr Unternehmensname in frühen Phasen im Hintergrund, was gerade bei sensiblen Besetzungen wichtig ist.

FAQs

Wann lohnt sich ein Headhunter für Führungspositionen?

Wenn interne Maßnahmen ins Leere laufen, der Zeitdruck hoch ist oder spezielles Know-how gefragt ist, das im offenen Bewerbermarkt schwer zu finden ist. Auch bei sensiblen Besetzungen, in denen Diskretion wichtig ist, bietet sich externes Headhunting an.

Was kostet ein Headhunter für Führungspositionen?

In der Regel liegt das Honorar zwischen 25 und 30 Prozent des Jahresbruttogehalts der zu besetzenden Führungsposition. Bei besonders spezialisierten Mandaten können individuelle Vereinbarungen getroffen werden. Wichtig: Eine Fehlbesetzung kostet in der Regel ein Vielfaches mehr.

Wie lange dauert die Besetzung einer Führungsposition mit einem Headhunter?

Je nach Komplexität und Marktlage dauert ein Suchmandat im Schnitt 6 bis 12 Wochen – von der Profilschärfung bis zur Vertragsunterschrift. Wichtig ist dabei die enge Abstimmung zwischen Unternehmen und Berater.

Wie findet ein Headhunter geeignete Führungskräfte?

Durch Direktansprache, persönliche Netzwerke, Marktkenntnis und systematische Recherche. Ein erfahrener Berater kennt die typischen Werdegänge, relevante Unternehmen und branchenspezifische Wechselmotive. Oft wird passives Kandidatenpotenzial aktiviert, das intern nicht sichtbar ist.

Was unterscheidet einen Headhunter von klassischen Personalvermittlern?

Ein Headhunter arbeitet fokussiert, meist exklusiv, mit tiefem Branchenverständnis und agiert diskret im verdeckten Kandidatenmarkt. Der Prozess ist deutlich beratungsintensiver und beinhaltet auch Marktanalyse, Profilschärfung, Background-Checks und Verhandlungsmoderation.

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