Studien zeigen, dass ein erfolgreiches Onboarding die Mitarbeiterbindung um 82 Prozent und die Produktivität um 70 Prozent steigert. Mitarbeiter mit einer guten Onboarding-Erfahrung engagieren sich zudem 18-mal stärker für ihren Arbeitgeber. Das sollte eigentlich Motivation genug sein, um in ein starkes Onboarding zu investieren. Dennoch wird Onboarding in vielen Unternehmen eher stiefmütterlich behandelt. Die Folge? Eine hohe Frühfluktuation. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein gutes Onboarding in Ihrem Unternehmen implementieren können und auf welche Punkte Sie dabei besonders achten müssen.
Worum geht es beim Onboarding?
Für Sie als Unternehmer geht es beim Onboarding vorrangig darum, Ihre neuen Mitarbeiter, so schnell und effizient wie möglich in die volle Produktivität zu bringen. Zugleich sind diese Mitarbeiter gerade in der Onboarding-Phase noch unsicher, ob sie mit Ihnen als Arbeitgeber wirklich die richtige Entscheidung getroffen haben. Das heißt: Sie müssen Ihre Mitarbeiter auf zwei Ebenen abholen: auf der fachlichen und emotionalen.
Neue Mitarbeiter müssen Sie bereits im Onboarding früh abholen, um Unsicherheiten zu beseitigen
Sie müssen also zum einen durch einen gut strukturierten Prozess dafür sorgen, dass diese schnell voll produktiv werden, und zum anderen emotionale Bindungsmomente schaffen, damit Ihnen diese nicht gleich wieder abspringen. Folgend schauen wir uns diese beiden gleichermaßen wichtigen Komponenten des Onboardings genauer an.
Fachliches Onboarding: Herstellung der vollen Produktivität
Aus rein betriebswirtschaftlicher Sicht geht es beim Onboarding darum, welche Zeit ein neuer Mitarbeiter braucht, um voll produktiv zu werden (auch Time to Productivity genannt). Onboarding ist aus dieser Perspektive nicht der erste Tag oder die ersten drei Tage, in denen Ihre HR-Abteilung viele großartige Events für Ihre neuen Mitarbeiter veranstaltet. Spannend wird es eigentlich erst, wenn diese in ihrem Bereich anfangen zu arbeiten, wenn also der eigentliche Job beginnt. Ab da läuft die Uhr gegen die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens! Warum?
Es dauert im Schnitt etwa 8 bis 10 Monate, bis ein neuer Mitarbeiter voll produktiv ist. Was heißt in diesem Kontext voll produktiv? Voll produktiv ist ein neuer Mitarbeiter, wenn er die für seine Rolle vorgesehene Produktionsratio erreicht hat. Sie stellen ja Mitarbeiter ein, damit diese für Sie einen Mehrwert schaffen, also für Ihr Unternehmen ein Vielfaches des jeweils gezahlten Gehalts erwirtschaften. Es macht daher Sinn, die volle Produktivität anhand rollenspezifischer Ziel-KPIs zu messen, die Sie gut tracken und auswerten können.
Onboarding benötigt Ziel-KPIs
Die Aufgabe Ihres Onboardings besteht nun darin, Ihre neuen Mitarbeiter durch strukturierte Maßnahmen so schnell wie möglich dazu zu befähigen, die von Ihnen festgelegten KPIs zu erreichen. Andernfalls verlieren Sie einfach Geld und riskieren die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens. Der generelle Pfad wird ganz gut mit dem Modell der 5 Stufen der Delegation beschrieben.
Delegieren Sie Ihre neuen Mitarbeiter zur vollen Produktivität
Hierzu müssen Sie für jede Stufe zielführende Maßnahmen entwickeln. Und zwar für unterschiedliche Rollen und auch unterschiedliche Ausgangssituationen. So braucht ein Berufsanfänger ein anderes Onboarding als ein Mitarbeiter mit langjähriger Berufserfahrung. Fragen Sie sich: Welche Tätigkeiten, welche Aufgaben und welche Projekte müssen Sie entlang dieser 5 Stufen übertragen und mit welchen Maßnahmen unterstützend einwirken, damit Ihr Mitarbeiter möglichst rasch in die volle Produktivität gelangt.
Ihr Ziel besteht ja letztendlich darin, die Zeit bis zur vollen Produktivität zu verkürzen. Haben Sie einen Prozess mit den rollenspezifischen Ziel-KPIs implementiert, können Sie die Time to Productivity messen und Ihren Prozess schließlich durch Anpassungen optimieren.
Tipps zum fachlichen Onboarding
Ein gelungener Onboarding-Prozess beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages mit dem sogenannten Preboarding, nicht erst am ersten Arbeitstag. Nutzen Sie bereits die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag, um an der Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu arbeiten. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, die letztendlich auch Ihren späteren Aufwand im Unternehmen selbst senken.
Wenn Sie Medien mit dem für die Rolle erforderlichen Wissen bereitstellen, haben Sie später während der Integrationsphase im Unternehmen weniger Aufwand. Und ist der zuständige Kollege verhindert oder im Urlaub, stellt das für Ihr Onboarding auch kein Problem dar. Hinzu kommt, dass Sie diese Medien tracken können. Wenn sich Ihr neuer Mitarbeiter diese nach ein paar Tagen nicht angeschaut hat, wissen Sie, dass eventuell etwas nicht stimmt. Sie können nachhaken, um Frühfluktuation und Ghosting zu vermeiden. Und natürlich auch schon Low Performer aussortieren.
Anpassungen lassen sich sehr leicht mithilfe von Feedbacks aller beteiligten Parteien wie Onboardies, Führungskraft und Mentoren (falls Sie welche einsetzen) ableiten. Fragen Sie, ob der neue Mitarbeiter alles hat – fachlich und organisatorisch. Ob er noch etwas braucht. Aber auch Ihre Mentoren, ob vom Workload her alles gepasst hat. Welche Zeit, Tools und Skills sie sich eventuell gewünscht hätten.
Es geht hier aber nicht nur um die Optimierung Ihres Prozesses: Ihr Onboarding spiegelt Ihre Kultur. Vergessen Sie nicht, dass von den meisten Arbeitnehmern eine positive Feedbackkultur gefordert wird. Hier können Sie bereits eine solche verankern und einen guten ersten Eindruck hinterlassen (Stichwort: Employer Branding).
Momente schaffen, die positive Emotionen hervorrufen
Selbst wenn Ihr Onboarding noch kein optimierter Prozess ist, können Sie Fehler durch Erlebnisse ausgleichen, die positive Emotionen schaffen und damit Bindung fördern und Frühfluktuation reduzieren. Dies wird auch als emotionales Onboarding bezeichnet. Das Ziel besteht darin, Ihrem neuen Mitarbeiter zu signalisieren, dass Sie diesen wertschätzen und dessen Bedürfnisse ernst nehmen.
Tipps zum emotionalen Onboarding
Bereits Im Preboarding müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr neuer Mitarbeiter sich in seiner Arbeitgeberwahl sicher fühlt. Lassen Sie nicht zu, dass bei diesem diesbezüglich Zweifel aufkommen.
Lassen Sie neue Mitarbeiter auf keinen Fall bis zum ersten Arbeitstag allein mit eventuellen Zweifeln. Vergessen Sie nicht: Die Probezeit gilt auch für Ihr Unternehmen. Fast jeder Fünfte kündigt in den ersten 100 Tagen den neuen Job. Zudem besteht ein Onboarding-Ziel darin, dass Ihr neuer Mitarbeiter schnell im neuen Team ankommt. Sorgen Sie also für erste Touchpoints mit dem neuen Team.
Wenn Sie neue Mitarbeiter zu Firmenevents einladen oder bereits vor dem ersten Arbeitstag zu Ihrem Unternehmenschats und Kalender hinzufügen, lernen sie bereits das Team kennen, wissen, ob jemand beispielweise Geburtstag oder ein Kind bekommen hat, wenn sie anfangen zu arbeiten. Das schafft Anknüpfungs- und Bindungspunkte. Und wenn Ihr neuer Mitarbeiter zwischen Vertragsunterzeichnung und ersten Arbeitstag selbst Geburtstag hat, sollten Sie diesem mindestens gratulieren. Haben Sie in den Interviews oder beim Active Sourcing dessen Interessen erfahren, ist vielleicht ja auch ein passendes Geschenk drin.
Ein strukturierter Plan für den ersten Arbeitstag nimmt viel Nervosität, da Ihr neuer Mitarbeiter sich so darauf einstellen kann, was auf ihn zukommt. Auch ein Begrüßungsevent wie ein Frühstück kommt immer gut an.
Es ist sinnvoll auch einen effizienten Onboarding-Prozess mit einem „Buddy“-System zu ergänzen, indem neuen Mitarbeitern ein Kollege als fester Ansprechpartner zur Seite gestellt wird. Insbesondere, wenn in Ihrem Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell die Norm ist. Buddy-Systeme gehören zu den einfachsten und effektivsten Maßnahmen, wenn es darum geht, einen ersten guten Eindruck von Ihnen als Arbeitsgeber zu schaffen.
Fazit
Onboarding müssen Sie immer aus zwei Perspektiven betrachten: aus Ihrer betriebswirtschaftlichen und der Ihrer neuen Mitarbeiter. Mithilfe eines auch für den Mitarbeiter transparenten Prozesses schaffen Sie Struktur und Sicherheit – für Ihr Unternehmen und Ihre neuen Teammitglieder. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Produktivität, sondern auch auf die Mitarbeiterbindung aus.
Indem Sie im Rahmen eines emotionalen Onboardings durch zusätzliche Maßnahmen das Gefühl von Wertschätzung vermitteln, sorgen Sie für weitere Bindungsmomente, die auch noch bestehende Fehler im Onboarding-Prozess kompensieren können. Nichts verscheucht Ihre neuen Mitarbeiter mehr als das Gefühl mangelnder Wertschätzung und die Frage „Wozu bin ich eigentlich hier?“.
