Früher konnte jede offene Stelle mit internen Ressourcen schnell und effektiv besetzt werden. Im heutigen Bewerbermarkt ist Recruiting aber von einer operativen zu einer strategischen Aufgabe geworden. Viele Unternehmen lagern im Rahmen ihrer Recruiting-Strategie schwer realisierbare Besetzungen an externe Personaldienstleister wie Headhunter (Executive Search) oder Personalberatungen aus, sind aber manchmal von der Zusammenarbeit enttäuscht. Das liegt aber nicht immer am Dienstleister – auch Unternehmen können bei der Auswahl und Zusammenarbeit Fehler machen. Damit Ihnen das nicht passiert, zeigen wir die 5 häufigsten Stolperfallen auf.
1. Fallstrick bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister: Falsche Spezialisierung
Wenn Sie eine Führungskraft im Bereich Finanzdienstleistungen suchen, ist es wenig sinnvoll, einen Personaldienstleister zu beauftragen, der seine Beratungsexpertise und -erfahrung vorrangig in der Maschinenbaubranche gesammelt hat. Das sagt allein der gesunde Menschenverstand. Das Problem? Einige Personalberater verschleiern Ihre Erfahrung und behaupten häufig, dass sie mit ihrer Expertise auch andere Branchen „bedienen“ können.
Branchen denken und handeln aber unterschiedlich. Sie haben ihre eigenen Arbeitsweisen, Geschwindigkeiten, ihre eigene Fachterminologie und eben auch ihre eigenen Führungskräfte-Typen. Ein Maschinenbau-Unternehmen tickt einfach anders als ein Finanzdienstleister. Wenn Sie einen Personaldienstleister mit der falschen Branchenspezialisierung wählen, kann dieser das fachliche Know-how der Kandidaten sehr viel schwerer einschätzen. Zudem verzichten Sie praktisch auf den größten Vorteil aus dieser Geschäftsbeziehung: das über die Jahre aufgebaute Netzwerk hochqualifizierter Kandidaten in genau Ihrer Branche. Aber wie die Dienstleister mit echter Branchenkenntnis identifizieren? Hier zwei Tipps:
- Fragen Sie nach den Klienten. Personaldienstleister kommen dann gerne mit dem Argument der Vertraulichkeit. Diese ist für viele Klienten aber eigentlich nur während der Suche wichtig. Arbeitet der Berater seriös, haben die meisten Kunden kein Problem damit, wenn die Geschäftsbeziehung nach Abschluss des Suchmandats offengelegt wird.
- Im Gespräch können Sie ziemlich gut feststellen, ob Ihr Personalberater die Branchenterminologie beherrscht, Entwicklungen und Trends kennt und in Ihrer Branche zuhause ist. Möchten Sie beispielsweise im Tech-Bereich rekrutieren, braucht Ihr Personaldienstleister ein differenziertes Verständnis von Technologien, Projektmethoden und Frameworks.
2. Fallstrick bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister: Falsche Erwartungen an Qualität der Kandidaten
Nicht wenige Kunden erhoffen sich von einem Personaldienstleister immer noch die sprichwörtliche „eierlegende Wollmilchsau“. Entsprechend sieht dann das Anforderungsprofil aus. Auch heute werden beispielsweise häufig noch junge Führungskräfte mit zehnjähriger Führungserfahrung und umfassendem Kompetenzmix gesucht.
Klar, Sie können und sollten einen Idealkandidaten im Kopf haben, aber hören Sie auf Ihren Personaldienstleister, wenn dieser Ihnen sagt, dass der Markt diesen gerade nicht hergibt. Sie haben doch genau aus diesem Grund einen Berater mit fundierter Branchenexpertise gewählt. Denken Sie bitte nicht, dass Ihr Berater nur Modifikationen oder Einschränkungen bei den Anforderungen vorschlägt, weil er sich seinen Job einfacher machen möchte. Das würde ihm und seinem Image langfristig nur schaden.
3. Fallstrick bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister: Zu restriktive Vorauswahl
Der größte Fehler, den die meisten Unternehmen nicht nur im Rahmen ihrer Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister, sondern generell auch im eigenen Recruiting machen, besteht darin, Kandidaten zu leichtfertig auszusortieren. Das kann angesichts von Fachkräftemangel und demografischen Wandel gefährlich (sprich: teuer) werden und schränkt Ihren Kandidatenpool unnötig ein.
Bei nicht wenigen Jobs lohnt sich gerade aufgrund der angespannten Arbeitsmarktsituation der Blick nach rechts und links. In vielen Positionen kann ein Kandidat auch als Quereinsteiger den Markt ganz gut innerhalb von drei Monaten lernen und sich die für seinen Job erforderlichen Tools in wenigen Wochen aneignen.
Ein Controller beispielsweise muss nicht unbedingt 5 Jahre Erfahrung mitbringen, um seinen Job gut zu machen. Und seien wir ehrlich: Bei einem Kandidaten mit 5 Jahren Erfahrung wissen Sie auch nicht wirklich, ob dieser auch gut performt. Sie brauchen und bekommen am Markt vielleicht eher einen Excel-Spezialisten, der Controller werden möchte. Dann müssen Sie zwar mehr in das Onboarding investieren, aber dafür können Sie diesen Mitarbeiter sehr viel besser an Ihr Unternehmen binden. Ein guter Personaldienstleister weiß, wo und wie genau solche Kandidaten zu finden sind.
4. Fallstrick bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister: Eine sich hinziehende Kandidatensichtung und -abwicklung
Auch eine viel zu lange dauernde Sichtung der vorgeschlagenen Kandidaten kann Ihr Recruiting am Ende gefährden. Heute kommt es auf Tempo an. Planen Sie lieber eine möglichst kompakte Gesprächsrunde mit Ihren Kandidaten ein, nachdem Sie die Exposés von Ihrem Personaldienstleister erhalten haben. Vergessen Sie nicht: Die Kandidaten stehen Ihnen nicht ewig zur Verfügung. Auch nicht bei sehr hohem Interesse. Außerdem werden insbesondere knappe Fach- und Führungskräfte kontinuierlich von anderen Personalberatern angesprochen und können Ihnen auch zwischen verschiedenen Interviewrunden abspringen, wenn Sie ein gutes Alternativangebot bekommen.
Wenn Sie die 3 besten Kandidaten an einem Tag interviewen, können Sie zudem sehr viel besser die Unterschiede, Schwächen und Stärken vergleichen. Je mehr Sie diese Prozesse in die Länge ziehen, desto schwieriger wird es Ihnen fallen, sich an alle Einzelheiten zu erinnern und gegeneinander abzuwägen.
Übrigens sollten Sie sich alle von Ihrem Personaldienstleister angebotenen Kandidaten anschauen. Am besten innerhalb einer Woche. Auch die, die nicht zu Ihren Top-3 gehören. Ihr Berater wird sich etwas dabei gedacht haben (Stichwort: Blick nach rechts und links). Behalten Sie immer im Hinterkopf: Der oder die beste Kandidatin muss nicht unbedingt auch zu ihrem Unternehmen passen. Häufig ist es nachhaltiger zu schauen, wer von der Attitude zu Ihrem Unternehmen passt und wen Sie besser entwickeln können. In der Regel klappt es dann auch besser mit der Mitarbeiterbindung.
5. Fallstrick bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister: Unzureichende Wertschätzung
Top-Kandidaten mit Wechselmotiven, denen Sie auch noch gerecht werden können, sind rar. Punkt. Wenn Sie diese für Ihre Interviews gewinnen können, können Sie sich glücklich schätzen. Das gilt auch für Kandidaten, die Sie über einen Personaldienstleister vermittelt bekommen haben. Sie müssen entsprechend auch hier den Kandidaten von der Attraktivität Ihres Unternehmens und der von Ihnen angebotenen Position überzeugen.
Das heißt, Sie müssen bereits hier eine positive persönliche Beziehung herstellen – am besten durch den direkten Vorgesetzten, mit dem der Kandidat in den nächsten Jahren zusammenarbeiten soll. Hierzu gehört ein faires Interview auf Augenhöhe. Wie beim Kundegespräch gilt auch hier: Gott gab uns – frei nach Goethe – zwei Ohren und nur einen Mund, damit wir doppelt so viel zuhören, wie wir sprechen.
Insbesondere im Executive-Bereich haben Sie es mit Kandidaten zu tun, die zumeist in einer festen und guten Anstellung sind. Diese sind auf Ihr Jobangebot nicht angewiesen. Und Sie werden sicher nicht wechseln, wenn Sie nach einem Gespräch Zweifel oder einen bitteren Nachgeschmack haben. Vergessen Sie nicht: Diese haben sich nicht bei Ihnen beworben, sondern sind von Ihrem Personalberater im Rahmen Ihrer Active Sourcing-Bemühungen direkt angesprochen worden. Behandeln Sie diese nicht wie Bittsteller.
Fassen Sie zudem am besten nach jeder Interviewrunde nach und fragen Sie, ob das Gespräch gefallen hat, ob es noch Fragen gibt und weiterhin Interesse besteht. Das signalisiert ernsthaftes Interesse und Wertschätzung. Informieren Sie Ihre Kandidaten auch umgehend, falls es zu Zeitverzögerungen kommen sollte.
Schauen Sie sich auch Referenzen und Empfehlungen an, um den passenden Anbieter zu wählen:
„In unserer Funktion als Personalreferenten hatten wir die WK-Personalberatung mit der gezielten Suche nach Firmenkundenberater/innen und Privatkundenberater/innen beauftragt und wir können mit Überzeugung sagen, dass wir äußerst zufrieden mit der Zusammenarbeit und den Ergebnissen sind.
Herr Joshua Krebs und Herr Thorben Rudolph von der WK Personalberatung zeichnen sich durch eine verlässliche und wertschätzende Arbeitsweise aus. Die Kommunikation fand stets auf Augenhöhe statt, was zu einem vertrauensvollen und produktiven Austausch führte. Besonders hervorheben möchten wir die Fähigkeit von Herrn Krebs und Herrn Rudolph, die Bedürfnisse unserer Bank schnell zu erfassen und passende Kandidat/innen zu identifizieren.
Die WK-Personalberatung blieb immer am Ball und zeigte ein bemerkenswertes Engagement bei der Vermittlung von geeigneten Kandidat/innen. Diese proaktive Herangehensweise führte zu einer erfolgreichen Besetzung dreier wichtiger Vertriebspositionen in unserer Bank. Dank der engagierten Unterstützung der WK Personalberatung konnten wir erfolgreich zwei Firmenkundenberater/innen und einen Privatkundenbetreuer für unser Haus gewinnen.
Wir können die WK Personalberatung, insbesondere die Herren Joshua Krebs und Thorben Rudolph, ohne Vorbehalte empfehlen und sind überzeugt, dass sie auch in Zukunft sehr gute Ergebnisse liefern werden.
Vielen Dank für die sehr gute Zusammenarbeit!“
Volksbank in der Region eG
Daniela Lörcher - Maximilian Kracht
„Questro International Steuerberatungsgesellschaft mbH ist eine mittelständische Steuerberatungsgesellschaft mit dem Schwerpunkt auf internationales Steuerrecht. Unser Unternehmen ist Teil einer internationalen Gruppe von Beratungsgesellschaften mit operativen Gesellschaften in den Niederlanden, der Schweiz und Deutschland.
Auf Grund der fachlichen Spezialisierung ist die Personalbeschaffung herausfordernd. Mangels eigener Personalabteilung ist die Einbindung eines Personalberaters sinnvoll.
Die WK Personalberatung hat uns durch ihr professionelles Auftreten und insbesondere die detaillierte Bedarfsermittlung beeindruckt. Nicht zuletzt durch das persönliche Engagement unseres Beraters konnten mehrere geeignete KandidatInnen zu Gesprächen eingeladen und unsere offene Stelle besetzt werden.
Wir danken der WK Personalberatung für Ihre Unterstützung und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.“
Questro International Steuerberatungsgesellschaft mbH
Thorsten Schaus
„Wir haben die WK-Personalberatung im Laufe der letzten 24 Monate dauerhaft mit der gezielten Suche nach passenden Personen für verschiedenste kaufmännische und technische Positionen an den bundesweiten Standorten unserer Unternehmensgruppe beauftragt. Sowohl mit der Art der Zusammenarbeit als auch mit den gemeinsam erzielten Ergebnissen sind wir sehr zufrieden.
Unsere Zusammenarbeit ist durch einen persönlichen und stets unkomplizierten Austausch geprägt. Die Rahmenbedingungen unserer Branche wurden schnell adaptiert und die Anforderungen unserer zu besetzenden Positionen schnell verstanden. Hervorzuheben ist besonders die Passgenauigkeit der durch WK identifizierten Personen.
Wir sind mit der Leistung der WK-Personalberatung daher sehr zufrieden und überzeugt, dass wir auch zukünftig weiterhin sehr erfolgreich Positionen gemeinsam besetzen werden.“
Systeex Brandschutzsysteme GmbH
Benjamin Köppel
„In unserer Funktion als Personalreferenten der Kreiswerke Main-Kinzig GmbH haben wir die WK Personalberatung bereits mehrfach mit der Besetzung von Führungspositionen und anspruchsvollen Fachfunktionen beauftragt. Die Zusammenarbeit war dabei durchweg sehr professionell und erfolgreich.
Die WK Personalberatung arbeitet professionell, strukturiert und zuverlässig. Die Kommunikation verlief jederzeit transparent und partnerschaftlich. Besonders hervorzuheben ist das ausgeprägte Verständnis für die spezifischen Anforderungen unseres kommunal geprägten Unternehmens sowie die Fähigkeit, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten passgenau und zielgerichtet zu identifizieren.
Während des gesamten Besetzungsprozesses überzeugte die WK Personalberatung durch hohes Engagement, fundierte Marktkenntnisse und eine lösungsorientierte Vorgehensweise. Auf dieser Basis konnten mehrere Schlüsselpositionen erfolgreich besetzt werden.
Wir empfehlen die WK Personalberatung uneingeschränkt weiter und danken für die sehr gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit.“
Kreiswerke Main-Kinzig GmbH
Diana Rehse - Marcel Täufer
„Gerne empfehlen wir die Zusammenarbeit mit Ihnen weiter.
Wir haben Sie als Personalberater unter anderem bei der Besetzung der Position des Abteilungsleiters Wärme eingebunden eine Rolle, die sich aufgrund der Anforderungen als nicht ganz einfach erwiesen hat. Umso mehr hat es uns überzeugt, wie zielgerichtet und effizient Sie passende Kandidatinnen und Kandidaten identifiziert haben.
Besonders positiv ist uns aufgefallen, wie schnell Sie ein gutes Verständnis für unsere Anforderungen und die Besonderheiten der Position entwickelt haben. Die vorgestellten Profile waren durchweg sehr passend und haben uns im Auswahlprozess wirklich weitergebracht.
Die Zusammenarbeit war dabei jederzeit angenehm, unkompliziert und auf Augenhöhe. Wir schätzen Ihre offene Kommunikation, Ihre Verlässlichkeit und Ihren Einsatz im gesamten Prozess sehr.
Dank Ihrer Unterstützung konnten wir die Position erfolgreich besetzen, dafür nochmals vielen Dank.
Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und empfehlen Sie gerne weiter.“
STADTWERKE LANGEN GMBH
„Hiermit bestätigen wir, dass Herr Joshua Krebs & Team von WK Personalberatung GmbH, Hanau die Bio Breadness GmbH in der Vergangenheit erfolgreich bei der Besetzung anspruchsvoller Positionen unterstützt hat.
Während der Zusammenarbeit zeichnete sich Herr Joshua Krebs & Team insbesondere durch ein charakteristisches Verständnis unserer Anforderungen, eine geordnete und professionelle Arbeitsweise sowie eine exklusive Serviceorientierung aus. Die vorgestellten Kandidat*innen entsprachen oft unseren fachlichen und persönlichen Erwartungen und trugen wesentlich zu unseren erfolgreichen Onboardings bei.
Besonders hervorzuheben sind die zuverlässige Kommunikation, die transparente Zusammenarbeit sowie die Fähigkeit, auch anspruchsvollere Suchmandate innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens erfolgreich umzusetzen. Herr Joshua Krebs & Team überzeugten dabei durch Marktkenntnis, Diskretion und Engagement.
Wir empfinden die Zusammenarbeit jederzeit als vertrauensvoll, effizient und angenehm und können Herr Joshua Krebs & Team als kompetente und zuverlässige Partner im Executive Search und Recruiting uneingeschränkt empfehlen.
Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.“
BIO BREADNESS GmbH
Andreas Swoboda
Fazit
Im Grunde sind viele der hier genannten Stolperfallen Fehler, die viele Unternehmen im Rahmen ihrer eigenen Recruitingbemühungen auch heute noch sehr häufig machen. Da wird auch eine Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister nicht sehr viel bessere Ergebnisse bringen. Um auch wirklich das ganze Potenzial aus dieser Partnerschaft schöpfen zu können, sollten Sie Ihrem Dienstleister vertrauen und diesen nicht als reinen Lieferanten von Lebensläufen, sondern als echten Berater betrachten.
Das betrifft vor allem die Vorauswahl der potenziellen Kandidaten. Ihr Berater hat Ahnung vom Markt und weiß, welche Talente verfügbar sind, wo Sie hinsichtlich Ihrer Anforderungen gegebenenfalls anpassen müssen. Lassen Sie sich auf seine Expertise ein und profitieren Sie von einer größeren Kandidatenauswahl.
