Stellen offen, keine passenden Bewerber in Sicht, die Zeit drängt, intern fehlen aber die Kapazitäten. So sieht Recruiting in vielen mittelständischen Unternehmen inzwischen aus. Besonders dort, wo dauerhaft Fachkräfte gesucht werden oder mehrere Vakanzen parallel zu besetzen sind, gerät die Personalbeschaffung schnell an ihre Grenze. Die Prozesse sind oft zu starr, die Reichweite zu gering, das interne Team überlastet.
Inhalt
- Was genau heißt Recruitment Process Outsourcing?
- So läuft RPO in der Praxis ab
- Für wen lohnt sich ein Outplacement und in welcher Form?
- Wie unterscheidet sich RPO von klassischer Personalvermittlung
- Fazit
- FAQs
Was genau heißt Recruitment Process Outsourcing?
Beim Recruitment Process Outsourcing wird die gesamte Personalbeschaffung oder Teilprozesse dieser an einen externen Dienstleister ausgelagert. Wegen des Fachkräftemangels und der zunehmend schwierigen Rekrutierung von qualifizierten Fachkräften hat RPO in den letzten Jahren für viele Unternehmen an Bedeutung gewonnen.
Volumen des globalen RPO-Markts (in Mrd. USD) wächst
Quelle Zahlen: Business Research Insights und Market Growth Reports
Grafik: WK Personalberatung
Fakt ist: Eine Stellenbesetzung kostet im Schnitt über 4.000 Euro, bei Führungskräften noch einmal deutlich mehr. Gleichzeitig vergehen bis zur Einstellung im Schnitt etwa sechs Wochen. Bei spezialisierten Positionen dauert es oft noch länger. Und die Anforderungen steigen: Gesucht wird nicht nur fachliche Passung, sondern auch kulturelle. Hinzu kommt: Der Personalbedarf ändert sich oft schnell, starre Prozesse bremsen aber.
Ihre Vorteile durch Recruitment Process Outsourcing
So läuft RPO in der Praxis ab
Viele mittelständische Unternehmen starten mit zu hohen Erwartungen. Wer glaubt, durch Auslagerung schneller an Bewerber zu kommen, ohne zunächst selbst Zeit zu investieren, wird in der Regel enttäuscht. Das Outplacement funktioniert nur, wenn auch der Austausch im laufenden Prozess funktioniert. Der RPO-Partner liefert nämlich regelmäßig Daten, Rückmeldungen und Vorschläge. Stimmen Rücklauf oder Qualität nicht, wird nachgesteuert – am besten im laufenden Betrieb. Denn nur dann wird das Recruiting planbar, skalierbar und eben auch günstiger.
Für wen lohnt sich ein Outplacement und in welcher Form?
Die Auslagerung von Recruiting-Prozessen ist besonders dann sinnvoll, wenn intern Kapazitäten fehlen und daher einzelne Teilprozesse zu langsam laufen. Das betrifft oft Unternehmen mit regelmäßigem Rekrutierungsbedarf, aber schlanker Personalabteilung. Auch bei starkem Wachstum oder bei schwer zu besetzenden Rollen lohnt es sich, Aufgaben auszulagern, vor allem, wenn es um Engpassberufe wie technische Spezialisten oder Führungspositionen geht. Ob dann einzelne Teilbereiche oder der gesamte Prozess ausgelagert werden, hängt vom Bedarf ab.
Wie unterscheidet sich RPO von klassischer Personalvermittlung
Leistungsumfang und Ausrichtung
Zielsetzung
Während klassische Personalberatung also auf die rasche Vermittlung von Kandidaten für akute Bedarfe ausgerichtet ist, liegt der Fokus beim Outplacement eher auf der kontinuierlichen Verbesserung, Prozessoptimierung und dem Aufbau eines nachhaltigen Talentpools für die langfristige Personalplanung.
Vergütungsmodell
Klassische Personalberater arbeiten häufig erfolgsbasiert (Provision bzw. ein Teil der Provision bei Besetzung), bei RPO-Modellen wird die Vergütung individuell vereinbart – häufig als Monats- bzw. Pauschalgebühr je nach Leistungsumfang oder festgelegten KPIs, was eine bessere Planbarkeit und oft Kosteneinsparungen ermöglicht.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Reporting-Umfang
Im RPO-Modell läuft das Recruiting direkt über die Systeme des Dienstleisters: von der Stellenausschreibung bis zur Bewerberverwaltung. Unternehmen profitieren von automatisierten Prozessen, strukturierten Daten und laufendem Reporting. Das schafft Überblick: Wo kommen Bewerbungen her? Wo brechen Kandidaten ab? Wie lange dauert jede Phase? Solche Einblicke bieten klassische Reinvermittlungen meist nicht, weil sie nur punktuell unterstützen und ihre Daten nicht durchgängig teilen.
Fazit
- Ansprechpartner und Eskalationswege: Wer entscheidet was und bis wann?
- Messgrößen: Welche KPIs gelten? Welche Rückmeldungen sind notwendig?
- Systemzugänge: Wie wird der RPO-Anbieter in bestehende Tools eingebunden?
